Xin chào bạn đến với chuyên trang tư vấn dịch vụ pháp luật. Sau đây là một số nội dung chỉ mang tính chất tham khảo. các bạn có thể đọc để hiểu thêm nhé.
Thưa luật sư, Xin hỏi: Ai là người chịu trách nhiệm trong trường hợp mất hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) đầu vào ? Cụ thể:
Tôi có một thắc mắc muốn nhờ Xin giấy phép tư vấn xem ai là người chịu trách nhiệm trong trường hợp mất hóa đơn VAT đầu vào như sau: Tháng 4 bên công ty tôi (công ty A) có nhận 1 lô hàng. Công ty B xuất hóa đơn để cty A thanh toán trước. Xin nói rõ thêm là công ty A có 2 địa chỉ: địa chỉ xuất hóa đơn ở quận 3 và nhà xưởng ở quận 9. Hiện nay, toàn bộ giao dịch đều diễn ra ở quận 9, văn phòng ở quận 3 dùng để cho bên C thuê mặt bằng kinh doanh cửa hàng Internet. Từ 3 năm nay giao dịch bao gồm giao hàng và hóa đơn giữa công ty A và công ty B đều diễn ra ở quận 9. Tuy nhiên, lần giao hàng mới nhất này khi giao hàng thì công ty B không gửi kèm hóa đơn bản gốc mà chỉ gửi hóa đơn photo, sau đó hóa đơn bản gốc tự gửi về địa chỉ xuất hóa đơn ở quận 3 mà không ghi tên người nhận, số điện thoại liên hệ, do đó đã thất lạc hóa đơn này. Khi tôi liên hệ người gửi hóa đơn của công tyB thì họ nói rằng do công ty A qui định như vậy từ trước. Nhưng thực tế các nhân viên mua hàng bên A đều xác nhận không có ai qui định. Tất cả chứng từ hóa đơn mua hàng từ A và B trong lịch sử giao dịch 3 năm nay đều gửi lên quận 9 và không xảy ra sự cố thất lạc hóa đơn. Anh chị xem lại giúp tôi, trong trường hợp này:
– Bên B bán hàng nhưng lại không tự gửi hóa đơn mà công ty khác của bên B đứng tên gửi, như vậy có chứng minh được bên B gửi hóa đơn cho bên A hay chưa?
– Bên B gửi hóa đơn nhưng không ghi tên người nhận hay phòng ban cụ thể, có người ký nhận nhưng người này không thuộc bên A thì truy cứu trách nhiệm cho ai?
– Bên B nói mơ hồ là họ gửi hóa đơn lên địa chỉ trên hóa đơn là hợp lý nhưng giữa hai bên có thời gian không sử dụng địa chỉ này giao dịch? Lỗi này là do nhân viên bên B mắc sai lầm nhưng bên B nói như vậy có đúng không hay phải cần chứng minh hai bên đã có thông tin/lịch sử giao dịch ở địa chỉ khác nhưng bên B phạm sai sót.
– Bên A đã thanh toán toàn bộ tiền hàng và tiền thuế VAT. Nếu bên B cương quyết không làm thủ tục cớ mất hóa đơn thì bên A có được hạch toán hóa đơn này không? Và cần có những giấy tờ gì thay thế hóa đơn bản gốc?
Xin cảm ơn Xin giấy phép.
Câu hỏi được biên tập từ chuyên mụccủa Công ty Xin giấy phép
Trả lời:
Chào bạn, Cảm ơn bạn đã tin tưởng và gửi câu hỏi đề nghị tư vấn luật đến Bộ phận luật sư tư vấn pháp luật của Công ty Xin giấy phép. Nội dung câu hỏi của bạn đã được đội ngũ luật sư của Chúng tôi nghiên cứu và tư vấn cụ thể như sau:
Cơ sở pháp lý:
Nội dung phân tích
1. Bên B bán hàng nhưng lại không tự gửi hóa đơn mà công ty khác của bên B đứng tên gửi thì không chứng minh được bên B gửi hóa đơn cho bên A.
Theo Điều 17 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định:
“Điều 17. Ủy nhiệm lập hóa đơn
1. Người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm). Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
2. Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (hình thức hóa đơn, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và số lượng hóa đơn (từ số… đến số…)); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt hóa đơn ủy nhiệm (nếu là hóa đơn tự in hoặc hóa đơn điện tử); phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm.
3. Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận ủy nhiệm. Thông báo ủy nhiệm phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm, chậm nhất là ba (03) ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập hóa đơn..
4. Bên nhận ủy nhiệm phải niêm yết thông báo ủy nhiệm tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ được ủy nhiệm lập hóa đơn để người mua hàng hóa, dịch vụ được biết.
5. Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm lập hóa đơn, hai bên phải xác định bằng văn bản và bên nhận ủy nhiệm phải tháo gỡ ngay các thông báo đã niêm yết tại nơi bán hàng hóa, dịch vụ.
6. Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các hóa đơn ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng hóa đơn (trong đó có các hóa đơn ủy nhiệm) hàng quý theo hướng dẫn tại Thông tư này. Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành hóa đơn ủy nhiệm và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ủy nhiệm”.
Do đó, bên B được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn. Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.
Công ty khác của bên B đứng tên gửi thì không thực hiện đúng quy định của pháp luật. Như vậy, không chứng minh được bên B gửi hóa đơn cho bên A.
2. Bên B gửi hóa đơn nhưng không ghi tên người nhận hay phòng ban cụ thể, có người ký nhận nhưng người này không thuộc bên A thì truy cứu trách nhiệm thuộc về bên B
Theo Điểm b Khoản 2 Điều 16 C về cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn:
“b) Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”: ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.
Trường hợp tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có mã số thuế trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị trực thuộc. Trường hợp đơn vị trực thuộc không có mã số thuế thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.
Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
Riêng đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hóa đơn, cuối ngày đơn vị phải lập chung một hóa đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hóa đơn phát sinh trong ngày.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp”.
Ta thấy, hóa đơn của công ty B có sự sai sót về tiêu thức theo quy định của pháp luật. Mặt khác, dù có người ký nhận nhưng không phải người thuộc bên A thì việc ký nhận này là không hợp lý.
Trách nhiệm của bên B phải áp dụng các biện pháp theo quy định của pháp luật để khắc phục những sai sót trong hóa đơn của bên B. Cụ thể áp dụng quy định tại Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC về xử lý với hóa đơn đã lập:
“Điều 20. Xử lý đối với hóa đơn đã lập
1. Trường hợp lập hóa đơn chưa giao cho người mua, nếu phát hiện hóa đơn lập sai, người bán gạch chéo các liên và lưu giữ số hóa đơn lập sai.
2. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hóa đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hóa đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.
3. Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giám) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
4. Hướng dẫn xử lý đối với hóa đơn đã lập trong một số trường hợp cụ thể thực hiện theo Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư này”.
3. Bên B nói gửi hóa đơn lên địa chỉ trên hóa đơn là hợp lý nhưng giữa hai bên có thời gian không sử dụng địa chỉ này giao dịch.
Công ty A có 2 địa chỉ: địa chỉ xuất hóa đơn ở quận 3 và nhà xưởng ở quận 9. Hiện nay, toàn bộ giao dịch đều diễn ra ở quận 9, văn phòng ở quận 3 dùng để cho bên C thuê mặt bằng kinh doanh cửa hàng Internet. Từ 3 năm nay giao dịch bao gồm giao hàng và hóa đơn giữa công ty A và công ty B đều diễn ra ở quận 9. Như vây, sự thay đổi nay sẽ được sửa đổi và ghi rõ trên hóa đơn. Trong trường hợp này phải có Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn lên Cơ quan Thuế thể áp dụng Khoản 1 Mục IV Công văn 2010/TCT-TVQH:
“1. Đốivới các số hóa đơn đã thực hiện thông báophát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ trên từ hóa đơn, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng khôngthay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức kinh doanhvẫn có nhu cầu sử dụng hóa đơn đã đặt inthì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đãin sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báophát hành hóađơn đến cơ quan thuế quảnlý trực tiếp (mẫu số 3.13 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC)và được sử dụng ngay hóa đơn”.
Nếu đã có sự điều chỉnh thông tin hóa đơn mà bên B vẫn gửi đến địa chỉ ở quận 3 thì đây chính là sai sót của bên B và phải gánh chịu hậu quả do sai sót của mình gây ra. Như vậy, bên A sẽ không cần phải chứng minh thông tin và lịch sử giao dịch.
4. Bên A đã thanh toán toàn bộ tiền hàng và tiền thuế VAT. Nếu bên B cương quyết không làm thủ tục lý do mất hóa đơn thì bên A có không được hạch toán hóa đơn này.
Theo Khoản 1 Điều 24 Thông tư 39/2014/TT-BTC quy định về xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn
“Điều 24. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn
1. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh nếu phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 3.8 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này) chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó”.
Như vậy, bên B có nghĩa vụ lập báo cáo về việc mất hóa đơn và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Khi bên A đã thanh toán toàn bộ tiền hàng và tiền thuế VAT mà bên A không làm thủ tục mất hóa đơn thì bên A không được hoạch toán hóa đơn vì không có căn cứ thực hiện.
Trên đây là ý kiến tư vấn của chúng tôi về câu hỏi của quý khách hàng. Việc đưa ra ý kiến tư vấn nêu trên căn cứ vào các quy định của pháp luật và thông tin do quý khách hàng cung cấp. Mục đích đưa ra nội dung tư vấn này là để các cá nhân, tổ chức tham khảo. Trường hợp trong nội dung tư vấn có điều gì gây nhầm lẫn, chưa rõ ràng hoặc thông tin nêu trong nội dung tư vấn khiến quý khách chưa hiểu hết vấn đề hoặc/ và có sự vướng ngại, thắc mắc, chúng tôi rất mong nhận được ý kiến phản hồi của quý khách hàng.
Mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 gọi số: hoặc gửi qua email: để nhận được sự tư vấn, hỗ trợ từ Xin giấy phép.
Rất mong nhận được sự hợp tác!
Trân trọng./.
Bộ phận Tư vấn pháp luật.
Nếu bạn cần thêm thông tin xin đặt câu hỏi vào ô hỏi đáp bên dưới để chúng tôi có thể hỗ trợ cho bạn nhiều hơn. Xin chân thành cảm ơn.
